2026年澳洲留学档案与缴费记录：学校留存内容与查档费用
在澳洲读书的已录取学生（accepted student），注册教育提供者（registered provider）必须按《Education Services for Overseas Students Regulations 2019》（ESOS Regulations 2019，澳洲留学生教育服务条例）第 13 条逐项留存其记录，包括已缴学费总额、每笔缴费对应的课程期间、非学费总额、已到期但尚未支付的费用、书面协议副本，以及查阅档案的收费金额；查档收费的上限由同条例第 14 条规定——不得超过提供者为提供查阅所实际发生的成本。本文依据澳大利亚联邦立法登记册（Federal Register of Legislation）公布的 ESOS Regulations 2019 第 7、13、14 条原文整理，截至 2026 年 9 月官方页面。
哪些学生会被纳入这套记录？
第 13 条针对的是两类人：已在该注册提供者处注册的已录取学生，以及为该提供者所提供的课程支付过任何学费的学生。只要落在其中任何一种情形，提供者就必须按这一条的要求建立并保存记录，而不是等到学生毕业或发生纠纷才开始整理。
学校必须留存的缴费记录包含哪些字段？
第 13 条第 1 款把必须记录的内容写成了一份明确的清单，缴费相关部分可以这样对照：
| 记录字段 | 具体要求 | 条例位置 |
|---|---|---|
| 学费总额 | 该学生为该课程已缴的学费合计 | 第 13 条第 1 款 a 项 |
| 每笔学费的对应期间 | 每笔金额是整门课程还是部分课程；整门课程记课程时长，部分课程记该部分时长 | 第 13 条第 1 款 b 项 |
| 非学费总额 | 该学生为该课程已缴的非学费合计 | 第 13 条第 1 款 c 项 |
| 已缴费用合计 | 学费与非学费的合计金额 | 第 13 条第 1 款 d 项 |
| 已到期未付费用 | 已到应付期、但尚未支付的学费或非学费 | 第 13 条第 1 款 e 项 |
| 书面协议 | 提供者与学生之间书面协议的副本 | 第 13 条第 1 款 f 项 |
| 查档收费 | 学生查阅本人档案将被收取的金额 | 第 13 条第 1 款 g 项 |
「已到期未付」的费用为什么也要记进档案？
第 13 条第 1 款 e 项把「已经到应付期但尚未支付」的学费或非学费单列出来，它和前面几项记的不是同一件事：a 到 d 项记的是实际已经收到的钱，e 项记的是提供者认为已经产生、你还没付的部分。两栏必须分开看。
假设某申请人自己记账的已缴金额与学校记录完全一致，却在「未付」栏里看到一笔自己认为已包含在学费内的费用，那么争议点通常不是「有没有付过」，而是「这笔费用属于学费还是非学费、对应哪一段课程期间」——而这恰恰是 b 项和 e 项能用来核对的地方。
学费和非学费的界线，条例怎么划？
ESOS Regulations 2019 第 7 条专门处理这个分类问题。它列举的第一类收费包括讲座、辅导课、tutoring、培训、实地考察（excursions）、野外作业（fieldwork）、实验室、实践经验等——只要这些活动构成提供者正在提供或准备提供的课程的一部分（不论是否为必修），或旨在帮助学生在该课程中进阶，就归入这一类；与之配套的事项也算在内，条例给出的例子是供应实验室或培训所用的材料。
第 7 条另行列举的另一类收费是：出售给学生的书籍或设备、健康保险、行政费、住宿（学生在参加培训、考察、野外作业或实践经验期间短期居住的住宿除外），以及协助学生申请或持有学生签证。这些项目在学校开出的账单上通常单独计收，与前述课程类收费分开处理。
查档要收多少钱？上限是什么？
上限只有一句话：第 14 条规定，已录取学生查阅第 13 条所涉记录的收费，不得超过提供者在提供该查阅时实际发生的成本。条例本身没有给出统一的固定金额或按页计价标准，所以不存在一个写在条例里的数字可以直接拿来比对，能对照的只有「实际成本」这条规则。
另一层保障在第 13 条第 1 款 g 项：提供者必须把「学生查阅本人档案将被收取的金额」这一项本身记进档案。也就是说，收费金额不是临时报价，而是档案里本就应当存在的一个字段。需要说明的是，本文仅供一般参考，不构成针对个人情况的专业意见；遇到具体金额争议，仍应以官方最新公布的信息和专业人士的判断为准。
申请查档前要准备什么？
第 13、14 条规定的是「能查什么」和「最多收多少」，并没有规定申请查阅时必须提交哪几份身份证明、走哪套流程，这部分由各提供者自身的学生记录管理程序决定。
真正能提前准备的是一份对照清单：课程名称与课程期间、你自己的每笔缴费日期与金额、以及你想核对的字段。假设某申请人想确认某笔缴费是否挂在了正确的课程期间上，先把「缴费日期—金额—对应学期」三列整理出来，再拿学校留存的记录逐项比对，比对效率会比临时翻找高得多。
英语成绩和中介信息也会被记录吗？
英语成绩属于「有条件记录」。只有在参加某项考试是《1994年移民条例》（Migration Regulations 1994）Schedule 2 第 500.213(3)(a) 段就 Subclass 500 签证英语水平要求所指定的要求、且学生确实参加过该考试（不论是否为了 500 类签证而考）的情况下，提供者才需要记录：考试名称、参加考试的日期、得分，以及该成绩的唯一识别码或学生的唯一学号（取适用者）。
中介信息同样是有条件记录。若有教育中介（education agent）就该学生从事或曾从事招生活动（recruitment activity），提供者的记录需包括：中介名称、主要营业地地址、若为法人则其注册地址、邮政地址（若与前述地址不同）、电话与电子邮箱及网址（如有）、ABN 或 ACN（如有）、营业名称（如有）、法人董事姓名；若该中介是注册移民代理，还需记录其 Migration Agents Registration Number。对参与该招生活动的员工，按第 13 条第 2 款记录姓名、电子邮箱，若该员工是注册移民代理，同样记录其 Migration Agents Registration Number。
常见问题
澳洲学校必须为我保存哪些缴费记录？
按 ESOS Regulations 2019 第 13 条，提供者必须记录该学生为该课程已缴的学费总额、每笔学费对应的是整门课程还是部分课程及其时长、已缴的非学费总额，以及学费与非学费的合计金额。此外还必须保存提供者与学生之间书面协议的副本。
已到期但还没付的费用，学校也要记吗？
要记。第 13 条第 1 款 e 项明确要求记录「已经到应付期但尚未支付」的学费或非学费。这一项与已缴金额分开列示，因此在核对账单时，已付部分和未付部分应当分别对照。
查档收费有没有固定的上限金额？
条例没有给出固定金额，只给了规则：第 14 条规定，已录取学生查阅第 13 条所涉记录的收费，不得超过提供者为提供该查阅实际发生的成本。同时第 13 条第 1 款 g 项要求提供者把「学生查阅本人档案将被收取的金额」本身记入档案。
我能要求学校说明查档收多少钱吗？
可以对照的是条例本身的记录义务——第 13 条第 1 款 g 项把「学生查阅本人档案将被收取的金额」列为必须留存的字段之一。也就是说，这个金额应当是档案里已有的内容，而不是临时决定。具体数额是否合理，仍受第 14 条「不得超过实际成本」这一上限约束。
我的英语成绩一定在学校档案里吗？
不一定。只有在参加该考试是《1994年移民条例》Schedule 2 第 500.213(3)(a) 段就 500 类签证英语水平要求所指定的要求，且你确实参加过该考试（不论是否为了 500 类签证而考）时，提供者才需要记录。记录内容包括考试名称、考试日期、得分，以及成绩唯一识别码或唯一学号。
通过中介申请的学生，档案里会有哪些中介信息？
若中介就该学生从事或曾从事招生活动，提供者需记录中介的名称、主要营业地与注册地址、邮政地址、联系方式、ABN 或 ACN、营业名称、法人董事姓名，以及该中介若为注册移民代理时的 Migration Agents Registration Number。参与招生的员工则需记录姓名、电子邮箱，若其为注册移民代理还需记录其注册编号。
学费和非学费怎么区分？
第 7 条把构成课程一部分或帮助学生进阶的讲座、辅导、培训、考察、野外作业、实验室与实践经验等收费（含配套事项，如实验或培训材料）归为一类，并另行列举书籍或设备销售、健康保险、行政费、住宿、协助申请或持有学生签证等收费。前者对应课程本身，后者在学校账单上通常单独计收。